Le blog de Nicolas Beretti

Expériences autour de l'efficacité


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3 outils indispensables pour gérer n’importe quel projet

Que vous ayez à créer une startup, écrire un mémoire ou gérer un projet dans votre entreprise, la question de l’exécution sera toujours centrale. En fait, c’est même la plus difficile.

Le problème, c’est que le monde est rempli de spécialistes de la méthode dite du "Yakafokon", méthode qui s’attrape comme un virus en réunion(ite) et qui a pour principal intérêt de donner l’illusion aux autres que l’on travaille efficacement. On en connait tous au moins un autour de nous. Regardez dans votre bureau par exemple : combien de vos collègues ont contracté le Yakafokon ? A la fin, qui doit faire le travail ? Vous. Vous faites sans doute partie des rares individus qui, sans dire un mot, font ce qu’ils disent et permettent aux projets de se construire, pendant que les autres en parlent.

Or donc, si vous faites partie de ces gens qui font avancer les choses, vous avez peut-être beaucoup de tâches à accomplir dans la journée, des tâches simplissimes à ne pas oublier (passer au pressing) ou d’autres, nettement plus complexes (monter cette satanée startup qui vous trotte dans la tête depuis des mois, par exemple). C’est là que les 3 outils qui suivent vont vous permettre non seulement de tout faire, mais de tout faire plus vite. Prenons l’exemple d’un projet que vous voulez mener à bien (quel qu’il soit – tout peut être vu comme un projet). Schématiquement, on peut dire que dans l’ordre,

- Un projet se conçoit ;

- S’enrichit d’informations ;

- Puis est exécuté.  

A chacune de ces phases, on va greffer ici un outil gratuit et performant qui vous aidera à aller plus vite au bout du projet.

Phase 1 : Conception du projet

 Ici, c’est la première étape, celle où votre projet est encore à l’état d’idée dans votre cerveau. Il n’est pas encore bien arrêté, il va encore évoluer, grandir, changer de direction : vous avez donc besoin à ce stade d’un moyen de visualiser votre projet dans l’ensemble et en détails, et de pouvoir le modifier au gré de vos intuitions ou idées.

C’est le moment de cartographier votre projet avec le Mind Mapping. On en a déjà parlé ici, je ne vais pas revenir sur ses mérites et bienfaits : Aristote, Tony Buzan et Pierre Mongin l’ont déjà fait bien mieux que moi. Allons donc droit au but et voyons concrètement comment s’en servir pour votre projet. D’abord, vous ouvrez une nouvelle carte et vous nommez votre projet. Puis, vous commencez à dérouler les différentes branches de ce dernier, suivant ce qui vous passe par la tête :

Gérer un projet avec le Mind Mapping

Au fur et à mesure que vous y réfléchissez, la carte de votre projet s’agrandit, et vous en gardez une vision d’ensemble en même temps qu’elle vous autorise à plonger dans les détails :

 Gestion de projet efficace Mind MappingUne fois que vous y aurez mis toutes les idées constitutives de votre projet, vous allez être en mesure de savoir quels aspects de ce dernier nécessitent d’aller chercher des informations complémentaires. C’est la 2ème étape.

 En pratique :

- Un outil de Mind Mapping gratuit que j’affectionne tout particulièrement : MindNode.

- D’autres : FreeMind, Freeplane, MindJet….

 Phase 2 : Collecte d’informations

 Les carnets papier sont bien jolis, mais on s’y perd vite. De même, si par malheur vous l’oubliez chez vous ou dans le métro, c’est la catastrophe. C’est donc vers le Cloud qu’il faut se tourner afin de pouvoir accéder partout et n’importe quand à vos notes. Sans surprise, on se tournera ici vers Evernote. Je ne vous ferai pas l’affront de vous présenter cette application géniale, vous la connaissez certainement déjà. Un brin de méthode donc suffira pour l’intégrer intelligemment à votre projet.

- Créez un carnet de note dédié à votre projet, par exemple un carnet "Mon Projet". Il sera dupliqué sur votre smartphone et Ipad automatiquement, ce qui vous permettra donc d’y accéder partout.

- Si nécessaire, suivant la complexité de votre projet, créez plusieurs "étiquettes", qui vous permettront un sous-classement thématique de vos informations.

Ensuite, vous n’avez plus qu’à aller chercher vos informations et les capturer dans Evernote, via le "Clipper" de votre barre de navigation internet, ou via le micro pour enregistrer une interview, ou via l’appareil photo, ou via Penultimate, qui vous permet de prendre des notes sur votre Ipad comme avec un stylo, qui se synchronisent automatiquement avec Evernote.

 Si nécessaire, sachez que vous pouvez exporter vos notes en PDF puis les intégrer à votre Mind Map (créée à l’étape 1) pour simultanément voir la carte de votre projet et les informations collectées et reliées à chaque branche de ce dernier.

Vous voilà donc maintenant avec un plan de votre projet et toutes les informations dont vous pouvez avoir besoin pour le mener à bien. Reste à s’y mettre ! Pour cela, comme vous n’avez pas que ce projet à mener, il faut aider votre mémoire à se souvenir de tout ce que vous avez à faire : c’est la phase To Do List.

Phase 3 : Exécution

Les pilotes se servent de check list pour ne rien oublier avant, pendant ou après le décollage : vous avez bien trop à gérer de front pour ne pas devoir soulager votre mémoire des dizaines de petites tâches qu’il vous faudra effectuer, certaines dans un ordre précis peut-être. Ici donc, 2 choix possibles : la méthode Tim Ferriss, que je trouve pas mal du tout, et la méthode Appigo. Ou les deux en même temps.

La méthode Tim Ferriss consiste à limiter votre To Do List quotidienne à une feuille A4 pliée en 4 (j’en parlais dans cet article). Autrement dit, vous disposez d’un quart de feuille pour inscrire ce que vous devez faire dans la journée. Avantages : bien souvent, si vos tâches ne rentrent pas dans cet espace, c’est que vous avez trop de choses à faire et qu’il vous faut revoir votre gestion du temps à l’aune des 20/80 (concentrez-vous sur les 20% de choses à faire qui feront avancer le projet de 80%). En outre, ladite feuille pliée en 4 rentre dans la poche arrière de votre pantalon. Pratique. Inconvénients : elle ne concerne que la journée qui vient, n’offre pas une vue d’ensemble des choses à faire et n’est pas dans le Cloud : vous n’avez pas intérêt à l’oublier quand vous amenez votre pantalon au pressing.

L’autre méthode, c’est celle d’une petite application gratuite bien pratique : ToDo Pro de Appigo. C’est une To Do List tout ce qu’il y a de plus simple, mais ce que je trouve malin c’est qu’elle vous présente vos To Do List par "Contextes" : la To Do List "Maison", celle de votre "Projet", celle du "Travail", etc…. Au sein de chacune, vous avez ainsi une vue d’ensemble de toutes vos tâches. Et si nécessaire, pour se décourager, une vue d’ensemble de toutes les tâches, tous contexte confondus (à ne pas consulter au réveil…).

Ces 3 étapes basiques s’appliquent à n’importe quel projet, et pourront aider les étudiants ayant un mémoire à écrire autant que les chefs de projet complètement sous l’eau. Surtout, ne sous-estimez pas la puissance du Mind Mapping pour gérer un projet. Ce n’est pas un gadget et cela pourra vous faire gagner énormément en temps et en qualité ! Sur ce, bon courage pour votre journée !


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Première campagne officielle pour AdVertuous – Transporteurs d’Image ! Et un tweet qui fait plaisir..

Avril 2013 : première campagne pour Transporteurs d’Image (communication responsable sur camion), et la Sécurité Routière nous fait l’honneur d’un tweet ce matin !!

C’est avec  grand plaisir que nous avons eu la surprise de découvrir ce matin ce tweet de la Sécurité Routière, qui reprend notre première campagne avec le constructeurs Scania :

Transporteurs d'Image - Sécurité Routière

Pour notre concept Transporteurs d’Image, qui est dédié à la communication de prévention et de sécurité routière, être repris par la Sécurité Routière herself, ça fait vraiment plaisir !

Allez, pour finir ce petit post rapide, une autre photo des visuels de Scania, qui mettent en scène la célèbre sculpture "Ours Blanc" de Pompon :

Transporteurs d'Image - Scania

Et pour vous donner une idée de la taille que fait chacune de ces affiches, sachant que le type bizarre à droite mesure plus d’1,80m :

AdVertuous - Transporteurs d'Image

Multiplié par 50 et sur 90 jours, ces affiches vont générer au total près de 26 millions de contacts visuels ! Pas mal pour une première, non ? :)


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Journalistes, le redressement productif peut aussi passer par vous !

journalistes et startupAlors qu’Arnaud Montebourg vient d’annoncer vouloir relocaliser l’industrie de la santé en France et favoriser l’innovation dans le secteur de la santé, j’aimerais, en tant qu’entrepreneur dans le domaine, attirer l’attention des journalistes sur l’immense influence qu’ils peuvent avoir sur le succès – ou l’échec – d’une innovation. Et donc sur la création d’emplois en France.

Aux Etats-Unis, la culture entrepreneuriale et le goût du risque (proportionnel aux gains espérés) est telle qu’une startup technologique peut réussir relativement facilement des levées de fonds faramineuses. Avec en caisse des dizaines de millions de dollars, elle peut alors financer non seulement sa phase de R&D et de développement, mais également sa stratégie de communication. Car c’est bien beau d’avoir inventé un produit intéressant, encore faut-il que le monde en apprenne l’existence – c’est le rôle de la communication.

En France, l’écosystème autour des startups technologiques n’a rien de comparable avec celui des Etats-Unis. Ici, l’énorme poids de la machine administrative siphonne l’énergie des entrepreneurs tandis que les (rares) investisseurs privés qui ont les moyens d’investir reculent devant le montant des prélèvements obligatoires venant considérablement diminuer l’espérance des gains futurs. Il en résulte que lever des fonds en France est non seulement nettement plus difficile et plus long, mais qu’en outre les montants levés sont ridiculement faibles comparés à ce que lèvent les startups américaines. Ici, une levée de fonds de moins de 5 millions d’euros fera la une des journaux spécialisés (bravo du coup à MyFox pour leur levée!). Aux USA, un montant de 60 millions de dollars n’a rien d’exceptionnel.

Rappelons à ce stade qu’en moyenne, pour 10 investissements dans des startups, 9 le seront totalement à fonds perdus. En matière de création d’entreprise, statistiquement l’échec est la règle, la réussite l’exception. Taxer les gains obtenus grâce à la réussite de la 10ème startup revient donc à stériliser toute envie d’investir dans les 9 autres. Mais c’est un autre sujet.

Ceux qui ont pourtant décidé de rester en France pour créer leur entreprise sont confrontés à un écosystème qui leur est grandement défavorable. Ici, les entrepreneurs sont mal aimés, mal compris, et les rares qui réussissent sont immédiatement comparés aux "grands patrons" du CAC 40. Pourtant, rien de commun entre ces derniers, nommés pour manager de grandes structures qu’ils n’ont pas créés de leurs mains, et les entrepreneurs partis de rien qui ont pris tous les risques et ont tout sacrifié pour voir leur entreprise réussir, embaucher, et se développer… Généralement, ce sont eux qui, d’ailleurs, investissent ensuite bien volontiers dans des startups : ils ont vécu la même histoire, la fibre entrepreneuriale ne les a jamais quittés, et ils sont prêt à perdre leurs gains 9 fois sur 10 pour qu’une seule réussite puisse voir le jour. Ce sont les Marc Simoncini (Meetic), Xavier Niel (Free) ou Jacques-Antoine Granjon (Ventes-Privée), et il faut les féliciter de ces initiatives.

En France donc, l’entrepreneur est seul, il rame à contre-courant et rien ou presque dans son écosystème ne l’aide à faire connaître son innovation. Pourtant, une catégorie de professionnels pourrait grandement leur venir en aide : les journalistes. Je le disais plus haut, en France les startups n’ont pas accès à des levées de fonds à l’américaine, où les montants se chiffrent à coups de millions. Ici, pour une startup "normale", faire connaître son innovation relève donc d’une mission quasi impossible : il faut le faire sans moyens, dans un pays culturellement désintéressé de la chose entrepreneuriale mais paradoxalement angoissé de voir le chômage augmenter.

C’est ici que les journalistes pourraient jouer un rôle auquel ils ne sont pas forcément habitués. Leaders d’opinion et personnages indispensables à la vie démocratique, les journalistes ont aussi un grand pouvoir d’influence – c’est la raison pour laquelle ils croulent sous des centaines d’emails tous les jours. Lorsque l’économie est à ce point ralentie, que le scepticisme s’enracine dans les mentalités et que les meilleurs cerveaux fuient le pays, les journalistes ne pourraient-ils pas endosser, exceptionnellement, le rôles de leaders d’enthousiasme et donner un coup de projecteur sur toutes ces startup et ces entrepreneurs inconnus qui, bon an mal an, tentent de créer là où l’économie détruit ? Se battre contre la morosité et la peur afin de créer un produit ou un service innovant à même de générer des emplois, n’est-ce pas aussi rendre un service à son pays ?

Avant d’aller plus loin: j’ai étudié au CELSA, Grande Ecole légèrement bipolaire dans laquelle sont formés simultanément des journalistes et des communicants, qui s’écharpent depuis des années sur leur légitimité respective, je sais donc tout le mal que les journalistes vont a priori penser de ce que je raconte dans ces lignes. Mais j’écris ici en tant qu’entrepreneur, non en tant qu’auteur.

J’ai l’impression que, du point de vue d’un journaliste, parler d’une startup qui ne fait pas déjà l’actualité, c’est violer, en quelques sorte, la mission sacrée qu’il s’est donnée (informer), pour se placer aux ordres du "grand capital", car c’est ouvrir ses colonnes à une entreprise dont le propos est de…vendre. Ô scandale. C’est oublier que cette startup restée en France, si elle parvient à vendre son produit ou service, embauchera en France, paiera ses impôts en France, et fera vivre à son tour une cascade de sous-traitants divers et variés, etc… Si ce n’est pas du Redressement Productif, alors ça y ressemble fortement.

Pourtant, lorsqu’en tant que directeur associé d’une startup, je contacte des journalistes pour leur faire savoir que l’innovation technologique développée au CNRS (et qui est à la base de l’entreprise), est capable d’aider des millions de gens à mieux respirer et à mieux dormir, ils me répondent invariablement qu’ils ne sont pas là pour faire la publicité d’un produit. Si je peux comprendre ce discours, j’ai pourtant tendance à penser qu’en période de crise économique intense, durable et terriblement destructrice d’emplois, de moral et d’optimisme, les journalistes pourraient accorder un tout petit peu plus d’attention à ces milliers de petites startups inconnues, dont les innovations n’attendent qu’un peu de couverture médiatique pour se vendre. Ce sont ces jeunes entreprises qui créent les emplois d’aujourd’hui et de demain, et qui distillent dans le pays ce souffle d’optimisme qui fait aujourd’hui cruellement défaut. Ce n’est pas, à mon sens du moins, vendre son âme au capitalisme que de mettre une infime partie de son pouvoir d’influence au service d’une cause somme toute patriotique et utile : nos entrepreneurs.

Amis journalistes, s’il vous plait, allez faire un tour dans les incubateurs de startups, venez aux Startup Weekends, rencontrez-les, ces jeunes qui se battent pour créer des emplois en France : leurs innovations et leurs idées ne valent-elles pas mille fois plus qu’un énième gros titre sur les résultats de The Voice ou de Secret Story ?


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Comment trouver un bon sujet de mémoire de master ?

Choisir sujet de mémoire de masterLe choix du sujet est votre première opportunité professionnelle

Au début d’année de Master (1 ou 2), on vous bassine avec le fameux Mémoire. Généralement, on vous le présente comme une sorte d’Olympe inaccessible, une fin en soi, un aboutissement de semaines de jeûnes et de transpiration mystiques en une apothéose transcendantale rythmée par le son de l’imprimante faisant son devoir d’imprimante, crachant un déluge de feuilles blanches noircies des caractères de votre Oeuvre.

Les coefficients de notation de l’année confirment d’ailleurs généralement l’importance essentielle du Mémoire : ce dernier représente souvent près de 50% de la note globale de l’année. Ce coefficient vous donne d’ailleurs le sentiment que les examens ne sont alors qu’une simple formalité administrative étant donné leur infime influence respective sur la note globale, comparé au monstre apocalyptique que représente le coefficient du Mémoire. Quelque part, c’est une bonne chose : les examens ne sont en effet qu’une simple formalité administrative, et les voir comme tels ne vous fera que du bien au moral. Dans 10 ans, vous ne vous rappellerez en effet plus de vos notes, et tout ceci ne sera qu’un vague souvenir tant le niveau de responsabilités et de stress auxquels vous aurez alors accédé vous aura fait relativiser le partiel raté de Marketing.

A cette époque de votre futur, la seule possibilité d’écrire un Mémoire vous semblera un luxe et un plaisir révolus – d’ailleurs, regardez le nombre de professionnels déjà surchargés de travail qui se mettent en tête, vers la quarantaine, de rédiger un livre compilant les connaissances et l’expérience qu’ils ont acquises au cours de leur parcours professionnel. A les voir, ils semblent considérer que passer leurs soirées, leurs dimanches et leurs vacances à écrire un livre représente une forme de repos. Alors qui sait, peut-être même que certains d’entre vous, actuellement démotivés par l’idée même d’avoir à écrire 80 pages, serez dans quelques années des auteurs à succès… Mais revenons pour le moment au présent, et au mémoire que vous avez à écrire.

Au début de l’année, vous devez donc en choisir le sujet. Vous savez que c’est important puisque ce sujet va déterminer, quelque part, si vos heures de travail seront une horrible torture, une vraie plaie, ou une simple contrainte. Vous êtes donc sans doute dans l’une ou l’autre de ces situations :

- Vous avez déjà une idée de ce sur quoi vous voulez travailler (attention, vous faites dans ce cas peut-être partie de ces étudiants bizarroïdes qui ont déjà écrit leur mémoire fin octobre et qui stressent atrocement leurs innocents petits camarades de promo).

- Vous n’y avez pas vraiment réfléchi encore, mais vous pensez faire votre stage dans tel ou tel secteur d’activité, et vous songez donc à travailler sur une thématique proche desdits secteurs.

- Vous n’en avez absolument aucune idée, et ce n’est de toutes façons pas ça qui vous aidera à finir votre déménagement ni à trouver ce petit boulot qui agrémentera un peu vos épinards.

- Le sujet de mémoire vous est imposé par votre école ou votre université.

Dans tous les livres, guides et TD sur la méthodologie du mémoire (pour ceux d’entre vous qui auront séché tous les TD, «TD» signifie Travaux Dirigés – ce sont les cours en petits groupes permettant d’approfondir des thématiques abordées en cours magistral ; on y parle notamment de la méthodologie du mémoire et on y dit du mal des Maîtres de Conférence, parce que finalement le chargé de cours de TD a presque le même âge que ses étudiants), on vous conseille de choisir un sujet qui vous plait, afin de ne pas transformer l’exercice du mémoire en calvaire absolu. Travailler sur une thématique qui vous motive et vous intéresse vous permettra en effet de travailler plus vite et mieux. Ces mêmes livres, guides et TD vous conseillent également de choisir un sujet en relation avec votre objectif professionnel, avec vos études, ou avec l’entreprise dans laquelle vous êtes éventuellement en stage.

On ne saurait que trop aller dans le même sens, en apportant cependant quelques nuances :

- Vous pourriez tout aussi bien parfaitement réussir votre insertion professionnelle avec un sujet de mémoire aux antipodes du secteur d’activité visé. Assurez-vous simplement, si c’est que ce que vous visez, que votre insertion professionnelle est déjà assurée ou presque, ou que vous allez pouvoir bénéficier d’un bon piston.

- Rien ne vous oblige à travailler sur un sujet qui touche à l’activité de l’entreprise ou de l’institution dans laquelle vous êtes en stage ou en alternance. Vous y êtes généralement encouragés pour des raisons pratiques (et valables) de proximité de l’information, mais ce n’est en aucun cas une nécessité. A contrario, votre mémoire sur un sujet totalement déconnecté de votre travail en stage ou alternance pourrait constituer une agréable bouffée d’oxygène cognitif. Ce genre de «dispersion intellectuelle» (c’est souvent comme cela qu’elle est perçue – et c’est bien dommage) favorise la plasticité cérébrale bien plus que la focalisation complète sur un seul thème. Or la plasticité cérébrale est source de créativité, de vivacité et d’adaptabilité…ce qui, par ailleurs, et à diplôme égal, vous distinguera des autres.

Pour ce qui nous concerne ici, voici comment, au moment opportun, je vous conseillerais d’aborder la question du choix du sujet :

# 1 : Trouvez un sujet de niche à potentiel

# 2 : Trouvez un sujet de niche à potentiel en rapport avec votre projet professionnel

Les ouvrages de méthodologie du mémoire, sur la question du choix du sujet, vous encouragent à travailler sur un sujet original. Par «original», ils entendent un sujet qui n’a pas ou peu été traité suivant l’angle exact qui sera le vôtre. C’est un sage conseil, qui vous évitera d’être ennuyé pour des affaires de plagiat. Résoudre d’une certaine manière une problématique qui a déjà été traitée de la même manière sera en effet parfaitement inutile et n’apportera rien de neuf au débat, ce qui est finalement l’inverse de l’objectif de l’exercice que constitue le mémoire. Aussi, pour aller plus loin que ce pertinent mais quelque peu insuffisant conseil, tâchez non seulement de trouver un sujet qui n’a pas été traité, ou du moins pas à votre sauce, mais surtout arrangez-vous pour que ce sujet soit un sujet de niche à potentiel. Parce que conformément à une loi bien connue du marketing, lorsqu’on démarre, il vaut mieux être premier sur un marché de niche que troisième sur un grand marché. Or, vous êtes en quelque sorte un futur nouveau «produit» qu’il va falloir «vendre» à des recruteurs…Prenez donc de l’avance, et construisez votre propre positionnement marketing sur un marché de niche, où vous serez donc seul ou presque à posséder une forme d’expertise.

Choisissez utile : le sujet de niche à potentiel

** Qu’est-ce qu’un sujet de niche ? **

Nous avons posé la question à Barack Obama, voici sa réponse :

obama question

C’est un sujet sur lequel vous pourrez facilement faire partie des quelques rares personnes en France qui auront travaillé sur la question, et pour laquelle vous aurez donc, par définition, acquis une forme d’expertise à moindre frais, et ce dès votre mémoire terminé. Attention cependant à ne pas tomber dans le travers des sujets de niche qui le sont simplement parce qu’ils n’intéressent personne ! Votre grande étude sur l’influence réciproque de la musique baroque à l’époque pré-colombienne aux abords du lac de Genève vous aura peut-être passionné, mais posez-vous la question de savoir en quoi elle pourra bien intéresser un employeur, que ce soit pour un vrai travail, pour un apprentissage ou pour un simple stage. Si vraiment vous êtes passionné par ce genre de sujet, faites-en un loisir, mais ne fondez pas votre début de carrière dessus, cela rendra votre future vie active moins compliquée.

** Qu’est-ce qu’un sujet de niche à potentiel ? **

Nous avons cette fois interrogé DSK, voici en exclusivité sa réponse :

DSK

Un sujet de niche à potentiel (SNP) est un sujet que vous allez finir par retrouver dans l’actualité plusieurs mois après l’avoir identifié. Comme un début de frémissement que vous seul auriez pressenti. Par «actualité», entendons-nous : pas forcément la une des journaux, mais l’actualité au sens large, c’est-à-dire que cela deviendra un sujet qui sera traité, alors qu’il ne l’était simplement pas auparavant. Ainsi, les Anonymous en 2007 étaient-ils un sujet de niche. Le surendettement des ménages américains et le danger des subprimes étaient des sujets de niche en 2005. L’émergence de la consommation collaborative était un sujet de niche il y a encore 2 ou 3 ans. Une personnalité peut également être à elle seule un sujet de niche : aux tout débuts d’Obama sur la scène politique, personne ne le connaissait. Il y a fort à parier qu’au moins quelques observateurs avisés de la vie politique américaine ont très vite décelé le potentiel du personnage à devenir le Président des Etats-Unis, et en ont parlé, qui dans la presse, qui sur son blog. La plupart du temps, si l’on ne se fie qu’à sa propre intuition quant à la capacité de tel ou tel sujet à être un futur «hit médiatique», on se trompe, car on y projette trop de ses propres croyances. Ce n’est pas parce que vous avez l’intuition que tel sujet de mémoire pourrait être, dans une poignée de mois, une vraie actualité que vous êtes nécessairement dans le vrai. En revanche, creusez votre intuition : il ne faut jamais sous-estimer le pouvoir de notre petite voix intérieure.

• Comment savoir si votre sujet est un sujet de niche à potentiel ?

En lisant la suite ici !


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La To Do List la plus efficace du monde

todolist

Vous êtes débordé et la phrase "J’ai pas le temps" est devenu votre virgule ? Cet article est fait pour vous – à moins que vous n’ayez pas le temps de le lire…

Comme vous le savez peut-être, j’ai des journées plutôt bien remplies, étant au quotidien directeur associé de cette startup, fondateur et dirigeant de celle-ci, régulièrement chargé de cours à Dauphine et Descartes et occupé à écrire ici ou là au sujet de mes livres. Bref, tout ceci génère énormément de paperasses, d’emails, de coups de téléphones et d’heures de travail. Pour autant, j’ai l’impression de ne pas être totalement surchargé. Pour être honnête j’ai même plutôt l’impression d’avoir un énorme poil dans la main par rapport à tout ce que je voudrais / devrais faire, mais c’est une autre histoire. Vous êtes pressé, alors allons droit au but : parlons efficacité.

Si vous n’aviez qu’une heure par jour de travail, qu’en feriez-vous ?

Lorsqu’on est jeune et en bonne santé, on accumule les heures de travail, la pression et le stress relativement facilement. Un peu de sport le soir et hop!, ça repart comme en 40. Le problème, c’est que tout ceci ne dure qu’un temps, et peut même s’interrompre beaucoup plus tôt que prévu – ce que je ne vous souhaite pas, bien entendu. Le coeur peut lâcher et nécessiter des journées beaucoup, beaucoup plus calmes qu’auparavant. Mettons que votre médecin vous interdise de travailler plus d’une heure par jour. Une seule heure. Dans toute la journée. Comme vous ne voudriez alors pas tout arrêter, dans cette hypothèse il vous faudrait apprendre à être très efficace, pour faire en une heure ce que vous aviez l’habitude de faire en 8 ou 9. Vous pensez que c’est impossible ? Sachez d’ores et déjà qu’il est possible d’apprendre à travailler beaucoup plus vite que vous ne vous en croyez capable, et ce très rapidement. Vous pouvez ainsi doubler votre vitesse de lecture en seulement dix minutes ou apprendre à être extrêmement concentré des heures durant, sans forcer et ce en quelques jours seulement. Rien qu’avec ces deux techniques, j’ai écrit chacun de mes deux livres en moins de 15 jours, du premier au dernier mot – et je n’ai rien d’un génie ou d’une bête de travail, ceux qui m’ont vu les écrire peuvent en témoigner !

Comment dès lors concilier ce qu’a dit votre médecin – 1h seulement de travail par jour – et votre To Do List himalayenne ?

La To Do List la plus efficace du marché : une feuille A4

Lorsqu’on a mille choses à faire, prendre un papier et lister les tâches est un bon début. Problème : la liste peut mesurer des kilomètres et aller de "monter ma boite" à "préparer ma prochaine conférence" en passant par "sortir le chien" ou "brosser le poney". On veut tout y mettre, on croit d’ailleurs bien faire, mais c’est tout l’inverse : rien ne sera fait. Pourquoi ? Tout simplement parce qu’une journée est très courte et que votre To Do List nécessite une vie de travail. Il faut donc revoir le concept tout en en gardant l’essence : la liste. Plus précisément, le côté checklist. Utilisée par les pilotes, les astronautes ou les mères de famille (occupations assez proche en termes de stress et de responsabilités), la checklist permet de ne rien oublier des tâches prévues. En plus, c’est plutôt agréable de cocher "check" devant une tâche qu’on vient de terminer, ça confirme qu’on avance.

Comment donc construire la To Do List idéale ?

Personnellement, j’utilise une bête feuille de papier A4, pliée en 4. Non seulement ça rentre dans la poche arrière du jean, mais en plus c’est trop petit pour écrire des centaines de trucs à faire : vous êtes obligé d’aller à l’essentiel. C’est tout simple, mais gardez en tête que dans une journée normale, l’ensemble de ce que vous avez à faire rentre dans une feuille A4 pliée en 4. Si ce n’est pas le cas, c’est soit que vous avez une vie trop chargée et aucun temps libre, soit que vous écrivez beaucoup trop gros. Pour être certain de ne pas me faire avoir avec mes milliards de tâches que je suis fichu de m’imposer tout seul, j’ai divisé ma To Do List en 2 parties : L’OBJECTIF PRIORITAIRE et les OBJECTIFS SECONDAIRES. C’est à mon sens l’élément clef de la réussite de cette liste qui ressemble du coup à ça :

To Do List Nicolas Beretti

  • L’OBJECTIF PRIORITAIRE

Comme son nom l’indique, c’est THE mission que vous vous êtes fixé dans la journée. Pour réussir, le matin, à définir quelle est votre vraie priorité du jour, une technique que j’aime bien est de vous projeter au soir (le même jour), et d’imaginer quelle sera LA chose que vous aurez faite dans la journée que vous serez fier de raconter à votre conjointe, votre mari, petite amie, chien ou votre poney en rentrant à la maison. Parmi la montagne de trucs que vous devez faire, il existe nécessairement – c’est logique – une tâche absolument prioritaire. A ce sujet, soyez vigilant : souvent, les choses que nous avons le plus peur de faire sont celles que nous avons le plus besoin de faire. Parfois, ce peut être un simple coup de fil, que vous repoussiez depuis des jours par peur de ce que vous pourriez entendre ; parfois, ce peut être une décision plus lourde. En tous les cas, au moment de déterminer votre objectif prioritaire, demandez-vous en toute honnêteté s’il n’y a pas quelque chose que vous avez peur de faire aujourd’hui. Si vous la trouvez, c’est que vous venez très certainement d’identifier votre objectif prioritaire. Dans ce cas….foncez ! Faites-le dès le début de la matinée, sans attendre. Votre journée est comme un vase : pour y faire tenir un maximum de pierres, grosses et petites, il faut commencer par y mettre les grosses pour qu’ensuite, les petites trouvent leur place autour, d’elle-même.

  • LES OBJECTIFS SECONDAIRES

Ces petites pierres justement, les voici : ce sont vos objectifs secondaires. Ils passent impérativement APRÈS votre objectif prioritaire et ne méritent pas d’être racontés le soir en rentrant chez vous. Le piège est ici que la plupart du temps, ces petites pierres sont innombrables. Ce sont vos lessives et courses à faire, vos rendez-vous à prendre, vos paperasses administratives à compléter…Comme vous le voyez, personne ne se vante le soir auprès de son (sa) conjoint(e) d’avoir fait sa lessive. Ces petits objectifs sont parfaitement inintéressants mais, je vous l’accorde, totalement indispensables. Là encore, ma technique consiste à éliminer un maximum de "pollution" de l’esprit avec des tâches inutiles dont je sais très bien que je ne ferais pas la moitié du quart dans la journée. Donc, je taille dans le lard et n’en garde que 3. 3 choses parmi les plus urgentes ou importantes que j’ai à faire, et que je veux voir faites le soir venu, histoire de ne plus y penser. Là aussi, cette petite discipline de devoir en sélectionner seulement 3 parmi toutes vous permettra mine de rien d’éliminer naturellement les tâches faussement prioritaires, et vous incitera à chercher à déléguer toutes celles que vous pourrez déléguer (assistants, collègues, enfants, grands-parents…il y a forcément quelqu’un qui a un peu trop de temps libre autour de vous).

Si vous le souhaitez, vous pouvez même télécharger un modèle de cette To Do List que je vous propose, cliquez simplement sur ce lien pour l’afficher, puis clic droit pour l’enregistrer. Vous n’avez plus ensuite qu’à l’imprimer en arrivant au bureau le matin, à la remplir avant toute chose et le soir, vous vérifiez que vous avez tout fait, puis vous rentrez chez vous fièrement pour annoncer votre réussite du jour. En plus, ça met de bonne humeur !


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6 astuces pour écrire des emails qui seront lus à coups sûr

Gérer ses emails

En 2013, 507 milliards d’emails seront envoyés dans le monde. En entreprise, un salarié reçoit en moyenne 72 emails par jour et en envoie près de 40. 

Cette indigestion d’informations (on parle "d’infobésité" en français, "information overload" en anglais) est depuis longtemps identifiée comme problématique pour la santé mentale des salariés et pour leur capacité à se concentrer et à être efficace : les interruptions intempestives et les habitudes de réponse immédiate aux emails nuisent clairement à la productivité personnelle et à la prise de décision. Il me semble que c’est une des raisons qui a poussé Thierry Breton, chez Atos, à remplacer les emails par un réseau social interne – je ne sais pas si l’essai est concluant.

Cet excès d’information me fait penser à un phénomène bien connu en chute libre, qui se manifeste principalement lors du tout premier saut en solo : entre le moment où l’on quitte l’avion et celui où on ouvre le parachute (approximativement 50 secondes), le cerveau enregistre tellement de signaux nouveaux et intenses qu’il "bloque", et l’on reste figé à essayer de comprendre ce qui nous arrive pendant que l’on tombe à 180km/h vers le sol. Ca m’est arrivé lors de mon premier saut, c’est assez étrange, d’autant plus que l’on a répété au sol durant toute la journée un enchainement de gestes à faire, mais….rien à faire ! Les moniteurs de chute libre appellent ça "sensations overload", excès de sensations. Trop d’infos devient clairement bloquant pour le cerveau, qu’on soit au bureau ou en chute libre. Or donc, parmi ce flot ininterrompu d’emails, vous voulez que les vôtres soient lus et bien lus. Comment faire pour capter l’attention de vos destinataires et faire passer efficacement vos informations ? La Harvard Business Review nous donne pour cela quelques tuyaux. C’est du bon sens, mais dans le feu de l’action, on l’oublie trop souvent…

1. Soignez votre style. L’écriture type SMS, pleine d’abréviations, non ponctuée et sans majuscule, non seulement est parfaitement abjecte à lire et dénote un vrai manque d’égard vis-à-vis de votre lecteur, mais est en outre fortement susceptible de générer confusions et explications de textes. Si votre objectif était de faire passer une info de manière brève dans un email court mais qu’il faut 15 minutes d’explications de texte au téléphone par la suite, c’est raté. Ecrire correctement un email la première fois prendra moins de temps que de l’expliquer ensuite aux destinataires.

2. Soyez direct. Allez à l’essentiel, poliment bien sûr. Tourner autour du pot pendant 3 ou 4 lignes pour demander un service ou l’exécution d’une tâche gâchera du temps d’écriture et du temps de lecture, et peut même rendre votre demande floue. Soyez donc direct, exprimez votre demande et joignez-y les précisions indispensables pour votre interlocuteur : dates limites, validations, étapes, etc… Si vous attendez de votre lecteur une "action" après avoir lu votre email (confirmation d’une information, RV, validation d’un ordre…), exprimez-là clairement au moyen d’un "call to action" qui soit le plus simple possible pour votre interlocuteur : "Peux-tu simplement me donner ton GO ou NO GO par retour de mail ? Merci" ou "Merci de m’indiquer quelle date vous convient parmi les 3 suivantes…".

3. Soyez bref. Tout comme les présentations PowerPoint les plus longues sont les plus insupportables, les emails les plus longs sont presque automatiquement ignorés par leurs destinataires. Rappelez-vous que la "jauge d’attention" de votre destinataire est très limitée. Sans aller jusqu’à vous exprimer exclusivement en 180 caractères, tâchez de faire en sorte que votre lecteur n’ait pas besoin de scroller pour lire la fin de votre email. S’il voit au premier coup d’oeil que votre email sera vite lu , il sera nettement plus enclin à le lire.

4. Soyez narratif. Lorsque vous avez besoin d’exposer des faits ou de synthétiser un événement par email, obligez vous à être cohérent et structurez votre email autour d’un début, d’un milieu et d’une fin. C’est tout, pas de péripéties, pas de détails inutiles ou considérations personnelles. Non seulement vous-même y verrez plus clair, mais votre lecteur sera beaucoup plus facilement "pris" dans votre récit.

5. Exprimez l’objectif de votre email dans l’objet. L’objet permet au destinataire de classer immédiatement votre email dans une catégorie. La plupart des objets sont à caractère informatif, ce qui classe généralement l’email dans la catégorie "A lire plus tard (donc jamais)". Si votre email a pour objectif de générer une action, quelle qu’elle soit, exprimez-la clairement dans l’objet (exemple : "POUR CONFIRMATION : RV lundi prochain", ou bien "POUR VALIDATION : contrat XYZ"). Plus votre requête est facile à comprendre instantanément, plus facile il sera d’y répondre.

6. Ne mettez pas tout le bureau en copie. Sale habitude que celle de vouloir tenir tout le monde informé de votre travail. Même en équipe réduite, vos emails ne concernent jamais tous vos collègues. Si un email vous est envoyé avec d’autres destinataires inclus, cela ne signifie pas nécessairement que chaque réponse doive être lue par tous. Non seulement tout le monde sera très vite lassé de ces spams, mais en plus cela ôtera à vos futurs emails l’autorité naturelle des messages envoyés rarement mais avec pertinence.

Pour terminer, une leçon de 2min46 de gestion de ses emails par la non moins passionnante FastCompany :


par Un commentaire

Vite Fait Bien Fait : comment ne plus avoir mal au dos en 4 minutes par jour

Pour ce premier article de la série "Vite Fait Bien Fait" qui vise à partager de bonnes astuces d’efficacité applicables dans la vie de tous les jours, on va commencer avec le mal de dos.

Le mal au dos est un sujet que j’ai malheureusement dû apprendre à connaître, puisque par malchance, nombre des accidents que j’ai pu avoir m’ont touché le dos. La liste n’est pas exhaustive, mais en vrac, ma colonne vertébrale a subi :

- un accident de moto, avec tassement vertébral du à la violence du choc (la moto aussi s’est tassée, mais dans la voiture du type qui m’a coupé la route)

- un "saut à l’élastique" depuis le sommet d’un arbre, dans lequel vous remplacez l’élastique par une corde d’escalade (avec le recul, je peux admettre que c’était assez débile)

- une grosse gamelle sur une plaque de glace en snowboard, où bien entendu c’est le dos qui a tout encaissé

- un entrainement de Tae Kwon Do qui a mal tourné (3 semaines de béquilles pour ne pas mobiliser la colonne vertébrale)

Tout ça pour vous dire que j’ai passé pas mal de temps chez le kiné et que, comme j’ai toujours refusé de passer à des sports plus doux, type piscine ou belotte, il m’a fallu trouver un moyen pour que mon dos tienne le coup et reste solide, moyen si possible qui ne me prenne pas beaucoup de temps et qui soit efficace.

Soigner son mal de dos : la théorie

La colonne vertébrale est comme le mât d’un voilier : elle supporte énormément de contraintes. Sur un voilier, pour "soulager" le mât, on a installé des haubans : ce sont les câbles qu’ont voit autour du mât sur l’image ci-dessous. Ils encaissent les forces liées au vent qui gonfle les voiles et évitent au mât de tout simplement se briser.

Haubans voilierPour le dos, il faut voir un peu les choses de cette manière : votre colonne vertébrale est votre mât, et si elle déjà fragilisée (accident ou usure), vous devez d’autant plus lui fournir l’aide de haubans. Ces haubans, ce sont vos abdominaux et vos muscles lombaires. Plus ceux-ci seront toniques, plus ils seront à même d’encaisser à la place de votre colonne les différentes contraintes que vous lui ferez subir. Inutile de préciser que si vous êtes en surpoids, perdre quelques kilos vous aidera grandement à avoir moins mal au dos. Comment construire ces précieux "haubans" naturels qui vous aideront à ne plus avoir mal au dos ? Voici les petits exercices rapides que je m’impose tous les matins et qui m’ont tout simplement ôté mon mal de dos.

Soigner son mal de dos : la pratique

Suivez cette petite checklist pendant quelques jours, et vous devriez voir une nette amélioration. Dès que j’arrête ces exercices plus de 4 ou 5 jours, le mal de dos reprend…

1. Au réveil, encore dans votre lit, allongé sur le dos, amenez doucement les deux genoux à votre poitrine en expirant lentement. Levez-vous sans geste brusque ensuite. Ce petit étirement soulage et remet un peu en place toute la chaine postérieure avant que la gravité associée à la position verticale ne vienne lui imposer des contraintes.

2. Avant ou après le petit déjeuner, comme vous voulez, prenez 4 minutes pour faire du gainage. Le gainage a l’avantage, par rapport aux exercices de renforcement musculaires classiques des abdos, d’être moins agressif pour la colonne vertébrale (moins de torsions répétitives). Installez un tapis en mousse sur le sol, ou une simple serviette de bain si vous n’avez pas de tapis de sol, et faites comme suit :

3. Face contre le sol, sur les coudes et sur la pointe des pieds, dos bien droit, tenez au moins 1 minute sans bouger comme sur l’image ci-dessous. Faites bien attention de ne pas cambrer votre dos, il doit rester bien rectiligne :

 Gainage mal au dos

4. Ensuite, pivotez sur un des deux côtés, sur un coude et sur la tranche du pieds, et là encore, sans bouger, tenez 1 minute. Changez de côté, et tenez 1 minute. Cet exercice renforce vos obliques :

Gainage oblique mal au dos

5. Terminez par un gainage postérieur en tenant 1 minute en positon de "plagiste", sur les coudes et sur les talons, dos surélevé et toujours bien droit : 

gainage lombaires mal au dos

Faites ces petits exercices chaque matin, ils ne vous prendront que 4 minutes (vous pouvez vérifier l’addition) et devraient sincèrement vous aider à ne plus avoir mal au dos du tout.

Evidemment, évitez aussi les accidents de moto, les plaques de glace, les sauts à l’élastique avec une corde d’escalade, etc…

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