La To Do List la plus simple et la plus efficace du monde

Vous êtes débordé et la phrase « J’ai pas le temps » est devenu votre virgule ? Cet article est fait pour vous – à moins que vous n’ayez pas le temps de le lire…

Comme vous le savez peut-être, j’ai des journées plutôt bien remplies. Pour autant, j’ai l’impression de ne pas être totalement surchargé. Pour être honnête j’ai même plutôt l’impression d’avoir un énorme poil dans la main par rapport à tout ce que je voudrais / devrais faire, mais c’est une autre histoire. Vous êtes pressé, alors allons droit au but : parlons efficacité.

Si vous n’aviez qu’une heure par jour de travail, qu’en feriez-vous ?

Lorsqu’on est jeune et en bonne santé, on accumule les heures de travail, la pression et le stress relativement facilement. Un peu de sport le soir et hop!, ça repart comme en 40. Le problème, c’est que tout ceci ne dure qu’un temps, et peut même s’interrompre beaucoup plus tôt que prévu – ce que je ne vous souhaite pas, bien entendu. Le coeur peut lâcher et nécessiter des journées beaucoup, beaucoup plus calmes qu’auparavant. Mettons que votre médecin vous interdise de travailler plus d’une heure par jour. Une seule heure. Dans toute la journée. Comme vous ne voudriez alors pas tout arrêter, dans cette hypothèse il vous faudrait apprendre à être très efficace, pour faire en une heure ce que vous aviez l’habitude de faire en 8 ou 9. Vous pensez que c’est impossible ? Sachez d’ores et déjà qu’il est possible d’apprendre à travailler beaucoup plus vite que vous ne vous en croyez capable, et ce très rapidement. Vous pouvez ainsi doubler votre vitesse de lecture en seulement dix minutes ou apprendre à être extrêmement concentré des heures durant, sans forcer et ce en quelques jours seulement. Rien qu’avec ces deux techniques, j’ai écrit chacun de mes deux livres en moins de 15 jours, du premier au dernier mot – et je n’ai rien d’un génie ou d’une bête de travail, ceux qui m’ont vu les écrire peuvent en témoigner !

Comment dès lors concilier ce qu’a dit votre médecin – 1h seulement de travail par jour – et votre To Do List himalayenne ?

La To Do List la plus efficace du marché : une feuille A4

Lorsqu’on a mille choses à faire, prendre un papier et lister les tâches est un bon début. Problème : la liste peut mesurer des kilomètres et aller de « monter ma boite » à « préparer ma prochaine conférence » en passant par « sortir le chien » ou « brosser le poney ». On veut tout y mettre, on croit d’ailleurs bien faire, mais c’est tout l’inverse : rien ne sera fait. Pourquoi ? Tout simplement parce qu’une journée est très courte et que votre To Do List nécessite une vie de travail. Il faut donc revoir le concept tout en en gardant l’essence : la liste. Plus précisément, le côté checklist. Utilisée par les pilotes, les astronautes ou les mères de famille (occupations assez proche en termes de stress et de responsabilités), la checklist permet de ne rien oublier des tâches prévues. En plus, c’est plutôt agréable de cocher « check » devant une tâche qu’on vient de terminer, ça confirme qu’on avance.

Comment donc construire la To Do List idéale ?

Personnellement, j’utilise une bête feuille de papier A4, pliée en 4. Non seulement ça rentre dans la poche arrière du jean, mais en plus c’est trop petit pour écrire des centaines de trucs à faire : vous êtes obligé d’aller à l’essentiel. C’est tout simple, mais gardez en tête que dans une journée normale, l’ensemble de ce que vous avez à faire rentre dans une feuille A4 pliée en 4. Si ce n’est pas le cas, c’est soit que vous avez une vie trop chargée et aucun temps libre, soit que vous écrivez beaucoup trop gros. Pour être certain de ne pas me faire avoir avec mes milliards de tâches que je suis fichu de m’imposer tout seul, j’ai divisé ma To Do List en 2 parties : L’OBJECTIF PRIORITAIRE et les OBJECTIFS SECONDAIRES. C’est à mon sens l’élément clef de la réussite de cette liste qui ressemble du coup à ça :

• L’OBJECTIF PRIORITAIRE

Comme son nom l’indique, c’est THE mission que vous vous êtes fixé dans la journée. Pour réussir, le matin, à définir quelle est votre vraie priorité du jour, une technique que j’aime bien est de vous projeter au soir (le même jour), et d’imaginer quelle sera LA chose que vous aurez faite dans la journée que vous serez fier de raconter à votre conjointe, votre mari, petite amie, chien ou votre poney en rentrant à la maison. Parmi la montagne de trucs que vous devez faire, il existe nécessairement – c’est logique – une tâche absolument prioritaire. A ce sujet, soyez vigilant : souvent, les choses que nous avons le plus peur de faire sont celles que nous avons le plus besoin de faire. Parfois, ce peut être un simple coup de fil, que vous repoussiez depuis des jours par peur de ce que vous pourriez entendre ; parfois, ce peut être une décision plus lourde. En tous les cas, au moment de déterminer votre objectif prioritaire, demandez-vous en toute honnêteté s’il n’y a pas quelque chose que vous avez peur de faire aujourd’hui. Si vous la trouvez, c’est que vous venez très certainement d’identifier votre objectif prioritaire. Dans ce cas….foncez ! Faites-le dès le début de la matinée, sans attendre. Votre journée est comme un vase : pour y faire tenir un maximum de pierres, grosses et petites, il faut commencer par y mettre les grosses pour qu’ensuite, les petites trouvent leur place autour, d’elle-même.

• LES OBJECTIFS SECONDAIRES

Ces petites pierres justement, les voici : ce sont vos objectifs secondaires. Ils passent impérativement APRÈS votre objectif prioritaire et ne méritent pas d’être racontés le soir en rentrant chez vous. Le piège est ici que la plupart du temps, ces petites pierres sont innombrables. Ce sont vos lessives et courses à faire, vos rendez-vous à prendre, vos paperasses administratives à compléter…Comme vous le voyez, personne ne se vante le soir auprès de son (sa) conjoint(e) d’avoir fait sa lessive. Ces petits objectifs sont parfaitement inintéressants mais, je vous l’accorde, totalement indispensables. Là encore, ma technique consiste à éliminer un maximum de « pollution » de l’esprit avec des tâches inutiles dont je sais très bien que je ne ferais pas la moitié du quart dans la journée. Donc, je taille dans le lard et n’en garde que 3. 3 choses parmi les plus urgentes ou importantes que j’ai à faire, et que je veux voir faites le soir venu, histoire de ne plus y penser. Là aussi, cette petite discipline de devoir en sélectionner seulement 3 parmi toutes vous permettra mine de rien d’éliminer naturellement les tâches faussement prioritaires, et vous incitera à chercher à déléguer toutes celles que vous pourrez déléguer (assistants, collègues, enfants, grands-parents…il y a forcément quelqu’un qui a un peu trop de temps libre autour de vous).

Si vous le souhaitez, vous pouvez même télécharger un modèle de cette To Do List que je vous propose, cliquez simplement sur ce lien pour l’afficher, puis clic droit pour l’enregistrer. Vous n’avez plus ensuite qu’à l’imprimer en arrivant au bureau le matin, à la remplir avant toute chose et le soir, vous vérifiez que vous avez tout fait, puis vous rentrez chez vous fièrement pour annoncer votre réussite du jour. En plus, ça met de bonne humeur !