3 outils indispensables pour gérer n’importe quel projet

Que vous ayez à créer une startup, écrire un mémoire ou gérer un projet dans votre entreprise, la question de l’exécution sera toujours centrale. En fait, c’est même la plus difficile.

Le problème, c’est que le monde est rempli de spécialistes de la méthode dite du « Yakafokon », méthode qui s’attrape comme un virus en réunion(ite) et qui a pour principal intérêt de donner l’illusion aux autres que l’on travaille efficacement. On en connait tous au moins un autour de nous. Regardez dans votre bureau par exemple : combien de vos collègues ont contracté le Yakafokon ? A la fin, qui doit faire le travail ? Vous. Vous faites sans doute partie des rares individus qui, sans dire un mot, font ce qu’ils disent et permettent aux projets de se construire, pendant que les autres en parlent. 

Or donc, si vous faites partie de ces gens qui font avancer les choses, vous avez peut-être beaucoup de tâches à accomplir dans la journée, des tâches simplissimes à ne pas oublier (passer au pressing) ou d’autres, nettement plus complexes (monter cette satanée startup qui vous trotte dans la tête depuis des mois, par exemple). C’est là que les 3 outils qui suivent vont vous permettre non seulement de tout faire, mais de tout faire plus vite. Prenons l’exemple d’un projet que vous voulez mener à bien (quel qu’il soit – tout peut être vu comme un projet). Schématiquement, on peut dire que dans l’ordre,

– Un projet se conçoit ;

– S’enrichit d’informations ;

– Puis est exécuté.  

A chacune de ces phases, on va greffer ici un outil gratuit et performant qui vous aidera à aller plus vite au bout du projet.

Phase 1 : Conception du projet

 Ici, c’est la première étape, celle où votre projet est encore à l’état d’idée dans votre cerveau. Il n’est pas encore bien arrêté, il va encore évoluer, grandir, changer de direction : vous avez donc besoin à ce stade d’un moyen de visualiser votre projet dans l’ensemble et en détails, et de pouvoir le modifier au gré de vos intuitions ou idées.

C’est le moment de cartographier votre projet avec le Mind Mapping. On en a déjà parlé ici, je ne vais pas revenir sur ses mérites et bienfaits : Aristote, Tony Buzan et Pierre Mongin l’ont déjà fait bien mieux que moi. Allons donc droit au but et voyons concrètement comment s’en servir pour votre projet. D’abord, vous ouvrez une nouvelle carte et vous nommez votre projet. Puis, vous commencez à dérouler les différentes branches de ce dernier, suivant ce qui vous passe par la tête :

Au fur et à mesure que vous y réfléchissez, la carte de votre projet s’agrandit, et vous en gardez une vision d’ensemble en même temps qu’elle vous autorise à plonger dans les détails :

 Une fois que vous y aurez mis toutes les idées constitutives de votre projet, vous allez être en mesure de savoir quels aspects de ce dernier nécessitent d’aller chercher des informations complémentaires. C’est la 2ème étape.

 En pratique :

– Un outil de Mind Mapping gratuit que j’affectionne tout particulièrement : MindNode.

– D’autres : FreeMind, Freeplane, MindJet….

 Phase 2 : Collecte d’informations

 Les carnets papier sont bien jolis, mais on s’y perd vite. De même, si par malheur vous l’oubliez chez vous ou dans le métro, c’est la catastrophe. C’est donc vers le Cloud qu’il faut se tourner afin de pouvoir accéder partout et n’importe quand à vos notes. Sans surprise, on se tournera ici vers Evernote. Je ne vous ferai pas l’affront de vous présenter cette application géniale, vous la connaissez certainement déjà. Un brin de méthode donc suffira pour l’intégrer intelligemment à votre projet.

– Créez un carnet de note dédié à votre projet, par exemple un carnet « Mon Projet ». Il sera dupliqué sur votre smartphone et Ipad automatiquement, ce qui vous permettra donc d’y accéder partout.

– Si nécessaire, suivant la complexité de votre projet, créez plusieurs « étiquettes », qui vous permettront un sous-classement thématique de vos informations.

Ensuite, vous n’avez plus qu’à aller chercher vos informations et les capturer dans Evernote, via le « Clipper » de votre barre de navigation internet, ou via le micro pour enregistrer une interview, ou via l’appareil photo, ou via Penultimate, qui vous permet de prendre des notes sur votre Ipad comme avec un stylo, qui se synchronisent automatiquement avec Evernote.

 Si nécessaire, sachez que vous pouvez exporter vos notes en PDF puis les intégrer à votre Mind Map (créée à l’étape 1) pour simultanément voir la carte de votre projet et les informations collectées et reliées à chaque branche de ce dernier.

Vous voilà donc maintenant avec un plan de votre projet et toutes les informations dont vous pouvez avoir besoin pour le mener à bien. Reste à s’y mettre ! Pour cela, comme vous n’avez pas que ce projet à mener, il faut aider votre mémoire à se souvenir de tout ce que vous avez à faire : c’est la phase To Do List.

Phase 3 : Exécution

Les pilotes se servent de check list pour ne rien oublier avant, pendant ou après le décollage : vous avez bien trop à gérer de front pour ne pas devoir soulager votre mémoire des dizaines de petites tâches qu’il vous faudra effectuer, certaines dans un ordre précis peut-être. Ici donc, 2 choix possibles : la méthode Tim Ferriss, que je trouve pas mal du tout, et la méthode Appigo. Ou les deux en même temps.

La méthode Tim Ferriss consiste à limiter votre To Do List quotidienne à une feuille A4 pliée en 4 (j’en parlais dans cet article). Autrement dit, vous disposez d’un quart de feuille pour inscrire ce que vous devez faire dans la journée. Avantages : bien souvent, si vos tâches ne rentrent pas dans cet espace, c’est que vous avez trop de choses à faire et qu’il vous faut revoir votre gestion du temps à l’aune des 20/80 (concentrez-vous sur les 20% de choses à faire qui feront avancer le projet de 80%). En outre, ladite feuille pliée en 4 rentre dans la poche arrière de votre pantalon. Pratique. Inconvénients : elle ne concerne que la journée qui vient, n’offre pas une vue d’ensemble des choses à faire et n’est pas dans le Cloud : vous n’avez pas intérêt à l’oublier quand vous amenez votre pantalon au pressing.

L’autre méthode, c’est celle d’une petite application gratuite bien pratique : ToDo Pro de Appigo. C’est une To Do List tout ce qu’il y a de plus simple, mais ce que je trouve malin c’est qu’elle vous présente vos To Do List par « Contextes » : la To Do List « Maison », celle de votre « Projet », celle du « Travail », etc…. Au sein de chacune, vous avez ainsi une vue d’ensemble de toutes vos tâches. Et si nécessaire, pour se décourager, une vue d’ensemble de toutes les tâches, tous contexte confondus (à ne pas consulter au réveil…).

Ces 3 étapes basiques s’appliquent à n’importe quel projet, et pourront aider les étudiants ayant un mémoire à écrire autant que les chefs de projet complètement sous l’eau. Surtout, ne sous-estimez pas la puissance du Mind Mapping pour gérer un projet. Ce n’est pas un gadget et cela pourra vous faire gagner énormément en temps et en qualité ! Sur ce, bon courage pour votre journée !