Le Blog de Nicolas Beretti

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6 astuces pour écrire des emails qui seront lus à coups sûr

Gérer ses emails

En 2013, 507 milliards d’emails seront envoyés dans le monde. En entreprise, un salarié reçoit en moyenne 72 emails par jour et en envoie près de 40. 

Cette indigestion d’informations (on parle « d’infobésité » en français, « information overload » en anglais) est depuis longtemps identifiée comme problématique pour la santé mentale des salariés et pour leur capacité à se concentrer et à être efficace : les interruptions intempestives et les habitudes de réponse immédiate aux emails nuisent clairement à la productivité personnelle et à la prise de décision. Il me semble que c’est une des raisons qui a poussé Thierry Breton, chez Atos, à remplacer les emails par un réseau social interne – je ne sais pas si l’essai est concluant.

Cet excès d’information me fait penser à un phénomène bien connu en chute libre, qui se manifeste principalement lors du tout premier saut en solo : entre le moment où l’on quitte l’avion et celui où on ouvre le parachute (approximativement 50 secondes), le cerveau enregistre tellement de signaux nouveaux et intenses qu’il « bloque », et l’on reste figé à essayer de comprendre ce qui nous arrive pendant que l’on tombe à 180km/h vers le sol. Ca m’est arrivé lors de mon premier saut, c’est assez étrange, d’autant plus que l’on a répété au sol durant toute la journée un enchainement de gestes à faire, mais….rien à faire ! Les moniteurs de chute libre appellent ça « sensations overload« , excès de sensations. Trop d’infos devient clairement bloquant pour le cerveau, qu’on soit au bureau ou en chute libre. Or donc, parmi ce flot ininterrompu d’emails, vous voulez que les vôtres soient lus et bien lus. Comment faire pour capter l’attention de vos destinataires et faire passer efficacement vos informations ? La Harvard Business Review nous donne pour cela quelques tuyaux. C’est du bon sens, mais dans le feu de l’action, on l’oublie trop souvent…

1. Soignez votre style. L’écriture type SMS, pleine d’abréviations, non ponctuée et sans majuscule, non seulement est parfaitement abjecte à lire et dénote un vrai manque d’égard vis-à-vis de votre lecteur, mais est en outre fortement susceptible de générer confusions et explications de textes. Si votre objectif était de faire passer une info de manière brève dans un email court mais qu’il faut 15 minutes d’explications de texte au téléphone par la suite, c’est raté. Ecrire correctement un email la première fois prendra moins de temps que de l’expliquer ensuite aux destinataires.

2. Soyez direct. Allez à l’essentiel, poliment bien sûr. Tourner autour du pot pendant 3 ou 4 lignes pour demander un service ou l’exécution d’une tâche gâchera du temps d’écriture et du temps de lecture, et peut même rendre votre demande floue. Soyez donc direct, exprimez votre demande et joignez-y les précisions indispensables pour votre interlocuteur : dates limites, validations, étapes, etc… Si vous attendez de votre lecteur une « action » après avoir lu votre email (confirmation d’une information, RV, validation d’un ordre…), exprimez-là clairement au moyen d’un « call to action » qui soit le plus simple possible pour votre interlocuteur : « Peux-tu simplement me donner ton GO ou NO GO par retour de mail ? Merci » ou « Merci de m’indiquer quelle date vous convient parmi les 3 suivantes… ».

3. Soyez bref. Tout comme les présentations PowerPoint les plus longues sont les plus insupportables, les emails les plus longs sont presque automatiquement ignorés par leurs destinataires. Rappelez-vous que la « jauge d’attention » de votre destinataire est très limitée. Sans aller jusqu’à vous exprimer exclusivement en 180 caractères, tâchez de faire en sorte que votre lecteur n’ait pas besoin de scroller pour lire la fin de votre email. S’il voit au premier coup d’oeil que votre email sera vite lu , il sera nettement plus enclin à le lire.

4. Soyez narratif. Lorsque vous avez besoin d’exposer des faits ou de synthétiser un événement par email, obligez vous à être cohérent et structurez votre email autour d’un début, d’un milieu et d’une fin. C’est tout, pas de péripéties, pas de détails inutiles ou considérations personnelles. Non seulement vous-même y verrez plus clair, mais votre lecteur sera beaucoup plus facilement « pris » dans votre récit.

5. Exprimez l’objectif de votre email dans l’objet. L’objet permet au destinataire de classer immédiatement votre email dans une catégorie. La plupart des objets sont à caractère informatif, ce qui classe généralement l’email dans la catégorie « A lire plus tard (donc jamais) ». Si votre email a pour objectif de générer une action, quelle qu’elle soit, exprimez-la clairement dans l’objet (exemple : « POUR CONFIRMATION : RV lundi prochain », ou bien « POUR VALIDATION : contrat XYZ »). Plus votre requête est facile à comprendre instantanément, plus facile il sera d’y répondre.

6. Ne mettez pas tout le bureau en copie. Sale habitude que celle de vouloir tenir tout le monde informé de votre travail. Même en équipe réduite, vos emails ne concernent jamais tous vos collègues. Si un email vous est envoyé avec d’autres destinataires inclus, cela ne signifie pas nécessairement que chaque réponse doive être lue par tous. Non seulement tout le monde sera très vite lassé de ces spams, mais en plus cela ôtera à vos futurs emails l’autorité naturelle des messages envoyés rarement mais avec pertinence.

Pour terminer, une leçon de 2min46 de gestion de ses emails par la non moins passionnante FastCompany :

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Les 10 commandements de la présentation

LES 10 COMMANDEMENTS DE LA PRESENTATION

On l’a déjà dit : l’abus de présentations PowerPoint mal conçues et mal présentées nuisent à l’intelligence collective. « Les présentations saturent les disques durs, la bande passante et les cerveaux », disait le PDG de Sun Microsystem. Comme tous ces automobilistes qui se disent excellents conducteurs mais sont toujours trop nombreux à avoir des accidents, en entreprise tout le monde pense savoir se servir de PowerPoint, et pourtant tout le monde subit à longueur de journée des présentations d’un ennui apocalyptique.

Ces 10 astuces vous aideront à réussir à coup sûr votre présentation. Elles sont issues du livre Stop au PowerPoint! et d’articles de Nancy Duarte parus dans Harvard Business Review.

> Retrouvez l’intégralité de l’article sur le site de L’Express.

1 – UNE PRESENTATION SI NECESSAIRE SEULEMENT TU FERAS

Avant même de commencer à parler de présentation, assurez-vous que vous avez réellement besoin de présenter quelque chose. Demandez-vous systématiquement si une note de synthèse ne pourrait pas avantageusement remplacer votre présentation. La note de synthèse constitue un effort intellectuel de concision de l’information permettant d’exprimer cette dernière le plus clairement possible avec le moins de mots possible. S’il n’y a pas réellement nécessité de présenter visuellement quelques chose, ne présentez rien.

2 – TA BIG IDEA CLAIREMENT TU EXPRIMERAS

Avant de commencer à travailler sur votre présentation, focalisez-vous sur votre discours. Quelle est l’idée essentielle que votre auditoire devra retenir de votre intervention ? Quelle est LA big idea de votre présentation ? Ce fil rouge de votre discours ne constitue en aucun cas le thème de votre présentation : c’est au contraire une opinion que vous exprimez à ce sujet, c’est la raison pour laquelle ces gens sont venus vous écouter vous leur en parler. Faites l’effort d’exprimez votre Big Idea avec une phrase commençant par exemple par « Ma présentation démontre que…. » ou « Je voudrais qu’ils réalisent que… » Une présentation type « Résultats financiers trimestriels » n’exprime pas une Big Idea : si c’est tout ce que vous avez à communiquer, envoyez un tableau par email. Annoncez votre Big Idea dès le début de votre présentation si vous avez l’intention de démontrer votre idée, ou placez-la à la fin si vous préférez tenir en haleine votre auditoire jusqu’à la dernière minute.

> Retrouvez l’intégralité de l’article sur le site de L’Express.

(Bonus:)

Stop au PowerPoint - PowerPoint ennui


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POURQUOI LES GRANDES ENTREPRISES SONT CONÇUES POUR NE PAS INNOVER

Un très intéressant article de Mawell Elliot, paru dans Harvard Business Review, nous explique par le menu pourquoi les grandes entreprises sont intrinsèquement faibles en innovation.

Voici le début de cet article :

Big companies are really bad at innovation because they’re designed to be bad at innovation.

Take a story plucked from the pages of Gerber’s history. In 1974, the company’s growth potential was waning. In order to grow profitability and fight margin pressure, Gerber executives turned towards a market they hadn’t successfully penetrated for decades: adult food.

Luckily for a company adept in sourcing and processing vegetables and fruits, tens of millions of busy Americans were spending more time at work and fewer hours in front of the stove. Gerber’s team knew if they could develop a quick, healthy meal for adults, they had an avenue into meaningful growth.

When Gerber launched its product targeted towards this opportunity, it flopped disastrously. It’s no surprise: Instead of developing a novel line of food suited to the needs of busy Americans with distinct branding and its own distribution strategy, Gerber slapped a new label — excitingly named“Gerber Singles” — on existing pureed products and shipped them out for placement in a different aisle.

Needless to say, working Americans weren’t busting down the doors at Safeway to pick up the latest, greatest flavor of Gerber Singles carrots. In three months, the product was pulled from all grocers and returned to the company.

For those who would admonish Gerber for their approach to transformational innovation, it might be wise to consider that the company did exactly what it was designed to do: create operational efficiency. This deeply-rooted tendency goes all the way back to a corporation’s typical life cycle. In it’s infancy, it’s designed to bring innovation to the market. A start-up’s success is not gauged by earnings or quarterly reports; it’s measured by how well it identifies a problem in the market and matches it to a solution. If venture capitalists think entrepreneurs have identified a big problem with an interesting solution, they’ll fund the start-up. If those entrepreneurs match and improve this solution, they’ll see growth in revenues and, ultimately, profitability.

But that’s not what life is like within a mature organization. When corporations reach maturity, the measure of success is very different: it’s profit.

Lire la suite : ici.